Was passiert mit meinen Daten?

Diese Datenschutzinformation erklärt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Upload-Centers von varzanovic.at und vzcsystem.at verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
varzanovic.at / VZC System
siehe Impressum: https://varzanovic.at/impressum
E-Mail: admin@varzanovic.at

2. Zweck der Verarbeitung

Das Upload-Center dient der sicheren Übermittlung von Projektdateien, Dokumenten und sonstigen digitalen Unterlagen zwischen externen Nutzern, Kunden, Partnern oder Mandanten und der internen Administration.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung eines geschützten Upload-Bereichs
• Zuordnung hochgeladener Dateien zu einer Person oder einem Projekt
• technische Verarbeitung und Speicherung der hochgeladenen Dateien
• interne Bearbeitung von Anfragen, Projekten oder Aufträgen
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und Schutz vor Missbrauch, Spam, Angriffen oder unzulässiger Nutzung

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Upload-Centers können folgende Daten verarbeitet werden:

Angaben aus dem Upload-Formular

• vollständiger Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern freiwillig angegeben
• hochgeladene Dateien und deren Inhalte
• Dateiname, Dateigröße, Dateityp und Upload-Zeitpunkt

4. Automatische Ablage im Dateisystem

Nach dem Upload werden die Daten automatisiert im internen Dateisystem abgelegt.
Dabei kann eine Ordnerstruktur nach folgendem Schema erstellt werden:
/Kunden-Uploads/[Name_des_Kunden]__[interne_Kennung]/

Zusätzlich kann im jeweiligen Upload-Verzeichnis eine interne Informationsdatei, zum Beispiel kunden_info.txt, erzeugt werden. Diese kann Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, freiwillig angegebene Telefonnummer, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Uploads enthalten.

Diese interne Informationsdatei dient ausschließlich der Zuordnung des Uploads, der Nachvollziehbarkeit und der IT-Sicherheit.

Hochgeladene Dateien können zur Vermeidung von Dateikonflikten technisch umbenannt und mit Zeitstempel oder eindeutiger ID gespeichert werden.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung.

• Soweit die Daten zur Bearbeitung eines Auftrags, einer Anfrage oder eines bestehenden bzw. angebahnten Vertragsverhältnisses erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Soweit technische Daten zur Absicherung des Systems, zur Missbrauchserkennung, zur Fehleranalyse oder zur Abwehr von Angriffen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Upload-Centers, im Schutz der Infrastruktur und in der Verhinderung unberechtigter oder missbräuchlicher Nutzung.

6. Speicherung und Löschung

Die hochgeladenen Dateien und zugehörigen Informationen werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Geschäfts-, Projekt- oder Bearbeitungszweck erforderlich sind.

Nach Abschluss des zugrunde liegenden Vorgangs werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

Technische Protokolldaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

Sofern IP-Adresse und Upload-Zeitpunkt in der Datei kunden_info.txt gespeichert werden, werden diese Angaben zusammen mit dem jeweiligen Kundenordner gelöscht, sobald der zugrundeliegende Projekt- oder Geschäftszweck entfällt, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Sofern Sicherungskopien oder Backups bestehen, können Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Backup-Zyklen noch vorübergehend enthalten sein. Eine produktive Nutzung dieser Daten findet in diesem Fall nicht mehr statt.

7. Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe der hochgeladenen Daten an Dritte zu Werbe- oder Analyzwecken findet nicht statt.

Zugriff auf die Daten erhalten nur jene internen Personen, die diese zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs benötigen.

Falls technische Dienstleister, Hosting-Anbieter oder sonstige Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt deren Einbindung ausschließlich im erforderlichen Umfang und auf Grundlage geeigneter datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

8. Datensicherheit

Das Upload-Center wird mit technischen und organisatorischen Maßnahmen betrieben, um die Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS
• Zugriffsbeschränkungen auf Administrationsbereiche
• serverseitige Sicherheitsmaßnahmen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• Begrenzung automatisierter oder auffälliger Anfragen durch Rate-Limiting
• regelmäßige Wartung und Kontrolle der eingesetzten Systeme

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können per E-Mail an folgende Adresse gerichtet werden:
admin@varzanovic.at

10. Beschwerderecht

Wenn betroffene Personen der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstoßt, können sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Für Österreich ist dies die:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at